Communicatie
(Achterbancommunicatie, jaarverslagen)
Volgens artikel 2 van de Wet op de ondernemingsraden vertegenwoordigt de ondernemingsraad de werknemers. Dat betekent ten eerste dat de ondernemingsraad wensen en inzichten van het personeel ten aanzien van het beleid in de onderneming naar voren brengt, en ten tweede dat de ondernemingsraad de belangen van het personeel behartigt.
Communicatie met de achterban
De OR kan dat alleen doen door goed met het personeel – de zogenaamde achterban – te communiceren. Die communicatie kan meerdere zaken inhouden, zoals informeren, raadplegen, betrekken, mobiliseren.
Informeren van de achterban komt het meest voor. De ondernemingsraad laat bijvoorbeeld via een nieuwsbrief weten waar hij mee bezig is en welke besluiten hij neemt. Bij raadplegen kan de ondernemingsraad de medewerkers actief benaderen door fysiek met hen in gesprek te gaan, hen via een app te bevragen of een enquête uit te doen.
Als de medewerkers door de OR worden betrokken, hebben ze bijvoorbeeld zitting in een OR-commissie of een klankbordgroep. Of ze denken mee over één bepaald onderwerp waar de OR mee bezig is. Mobiliseren van de medewerkers komt het minst vaak voor, maar het kan aan de orde zijn als de directie iets wil besluiten waarvan de OR weet dat het overgrote deel van de medewerkers het er niet mee eens is.
Communicatievormen
Elke ondernemingsraad kiest de communicatievormen die bij hem en bij de medewerkers in de organisatie passen. Een OR in een kleine organisatie kent alle collega’s en spreekt hen veel makkelijker persoonlijk aan dan een ondernemingsraad in een groot bedrijf met verschillende vestigingen. Die laatste OR kan bijvoorbeeld gebaat zijn bij contactpersonen per vestiging of een online platform.
De wet schrijft niet voor hoe de ondernemingsraad zijn taak uitoefent. Ook niet hoe hij de medewerkers vertegenwoordigt. Dat mag de OR zelf bepalen. Wel heeft de ondernemingsraad op het gebied van communicatie een paar verplichtingen. Hij moet aan de medewerkers bekend maken wie in de OR zitten, de notulen van de OR- en overlegvergaderingen moeten worden gedeeld en de OR moet een jaarverslag schrijven. Hoe de ondernemingsraad dat allemaal doet is ook helemaal zelf te bepalen.
Ondernemingsraad verkiezingen
OR-verkiezingen zijn vaak hét moment waarop de ondernemingsraad intensief met de collega’s communiceert. Er worden kandidaten geworven en het is belangrijk dat zoveel mogelijk medewerkers gaan stemmen. Om een flink mandaat te hebben, moeten de medewerkers overtuigd zijn van nut en noodzaak van de medezeggenschap. Veel verkiezingen verlopen digitaal, via een gespecialiseerd bureau. Maar het mag ook in eigen beheer.
Communicatie met het bestuur
De ondernemingsraad communiceert niet alleen met de medewerkers, maar ook met de directie/bestuurder. Vaak is dat voor een OR een groter punt van aandacht dan de communicatie met de collega’s. Reden daarvoor is dat de bestuurder de wettelijke gesprekspartner is van de ondernemingsraad en daardoor vanzelf meer aandacht ‘opeist’.
Een andere reden is dat ondernemingsraden vaak willen investeren in een goede relatie met de bestuurder. Zo’n goede relatie komt er niet vanzelf. OR en bestuurder hebben beide het goed functioneren van de organisatie als doel, maar de weg erheen is niet dezelfde. Dat kan botsen. Zeker als de bestuurder – de zeggenschap – het gevoel heeft dat de medezeggenschap ‘op zijn stoel’ wil zitten.
De trainer/adviseur
De trainer adviseur kan de OR helpen gestalte te geven aan de communicatie met de collega’s. De OR zal op verschillende momenten in zijn zittingsperiode op verschillende manieren met de collega’s willen communiceren. De trainer kan helpen daar een communicatieplan voor op te stellen.
De trainer kan de OR én de bestuurder ondersteunen in de gezamenlijke communicatie als die stroef verloopt. De trainer moet de middelen en vaardigheden in huis hebben om via een open gesprek of mediation-methodes OR en bestuurder nader tot elkaar te brengen.
In geval van OR-verkiezingen kan een trainer de OR helpen bij de communicatie rondom die verkiezingen. Hij kan ook de organisatie van de verkiezingen uit handen nemen.
